Die industrielle Produktion steht vor einer Fülle von Herausforderungen. Sie muss sich mit der Digitalisierung ebenso auseinandersetzen wie mit Lieferengpässen durch die globale Lage, der Forderung nach Klimaneutralität sowie dem beständigen Problem des Fachkräftemangels. Hinzu kommen spezifische interne Anforderungen, die erfüllt werden müssen und das neben steigenden Kundenanforderungen, die beispielsweise in puncto Individualität der Produkte stetig wachsen. Die Implementierung von strategischen Informationssystemen kann dabei helfen, diesen Herausforderungen erfolgreich zu begegnen und für die wirtschaftliche Zukunft gewappnet zu sein. Die Vorteile der ERP-Systeme bestehen dabei vor allem im Hinblick auf eine höhere Effizienz der Produktion sowie auf die Einsparung von Kosten.
Was sind ERP-Systeme?
ERP steht für „Enterprise Resource Planning“. Die Softwarelösungen können seitens der Unternehmen in der Verwaltung ebenso eingesetzt werden wie in der Ressourcensteuerung. In beiden Fällen werden die unternehmensüblichen Geschäftsprozesse integriert und in eine einzige Datenbank überführt. So finden sich Produktion, Logistik, Lagerwirtschaft, Personalwesen und Vertrieb an einem Ort wieder, was einen effizienten Informationsfluss erlaubt. ERP-Systeme sammeln und speichern relevante Daten im Unternehmen, wobei die Speicherung zentral erfolgt. Alle ermächtigten Mitarbeiter können auf diese Daten zugreifen und mit ihnen arbeiten. Dies wird durch die integrierten Module möglich, die miteinander verknüpft sind und dank derer der Informationsaustausch in Echtzeit vorgenommen werden kann. Finanzexperten bezeichnen ERP-Systeme gern als strategische Investitionen, denn ihre Anschaffung mag auf den ersten Blick kostenintensiv erscheinen, zahlt sich aber vergleichsweise zügig aus.
Grundfunktionen und Unterschiede zu anderen Systemen
Die integrierten Funktionsmodule müssen in der Lage sein, die Bedürfnisse des Unternehmens zu erfüllen und sollen daher entsprechend ausgewählt werden. Je nach Branchenzugehörigkeit und Größe des Betriebs sollten verschiedene Module standardmäßig verwendet werden. Sie sind für die grundlegende Verwaltung nötig und bestehen unter anderem in diesen Bereichen:
- Warenwirtschaft
- CRM
- Rechnungswesen
- Produktionsplanung
- Lohnbuchhaltung
Das Warenwirtschaftssystem umfasst alle internen Abläufe wie Einkauf, Verkauf, Lager oder die Anbindung an das E-Commerce. Für Unternehmen aus der Industrie ist die Produktionsplanung von großer Bedeutung, denn wenn Wettbewerbsvorteile durch strategische Informationssysteme genutzt werden sollen, müssen auch alle relevanten Daten dazu vorliegen. Durch ein ERP-System vermag das Unternehmen die Verwaltung der Aufträge, des zur Auftragsausführung nötigen Materials und den jeweiligen Personaleinsatz besser zu planen. Durch die Auswahl der passenden Module wird nichts dem Zufall überlassen, was sich wiederum auf die Effizienz im Unternehmen auswirkt.
Gerade kleine Unternehmen setzen häufig auf sogenannte Insellösungen, mit denen sie nur einen Teil der Aufgabenbereiche abdecken. Für einzelne Bereiche werden verschiedene Softwares und Systeme genutzt, die im schlimmsten Fall untereinander nicht kompatibel sind. So kann es sein, dass beispielsweise der Vertrieb ein CRM-System nutzt, das keine Datenanbindung zu anderen Softwarelösungen in der Firma hat. Eine mitunter umständliche Datenweitergabe, Missverständnisse, fehlerhafte Informationen und letzten Endes falsch ausgeführte Kundenaufträge sind mögliche Folgen der Nutzung verschiedener Systeme in einem Unternehmen.
Relevanz der ERP-Systeme für produzierende Unternehmen
Dabei sind es gerade die produzierenden Unternehmen, die auf eine reibungslose Datenweitergabe und den von fast allen Bereichen nötigen Zugriff auf gemeinsame Daten angewiesen sind. Ein ERP-System ist hier die Lösung, ist es doch auf die üblichen Geschäftsabläufe und die damit verbundene Datenverarbeitung zugeschnitten. Je nach individuellem Bedarf werden verschiedene Module ausgewählt und implementiert, mit denen die Datensammlung und -speicherung möglich ist. Jeder Mitarbeiter hat zu jedem Zeitpunkt Zugriff auf die aktuellen Daten und es liegen nicht pro Abteilung verschiedene Datensätze vor. Das gesamte Arbeiten ist fehlerfreier und effektiver möglich.
So wichtig sind ERP-Systeme in der Industrie
Ein ERP-System kann flexibel auf die Anforderungen in dem einzelnen Unternehmen abgestimmt werden. Die dazu nötige Auswahl an Modulen ist auf die jeweiligen Branchenanforderungen angepasst. Sämtliche Fertigungsprozesse lassen sich hier abbilden, Verantwortliche sind jederzeit über den aktuellen Stand im Bilde. ERP-Systeme sind damit nicht einfach nur Softwarelösungen, sondern maßgeschneiderte Alltagshelfer, mit denen auch komplexe Abläufe transparent und nachvollziehbar gestaltet werden können. Die Produktionsprozesse lassen sich zudem unter Nutzung von KI automatisieren, was wiederum dafür sorgt, dass das Unternehmen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil erreicht.
Die Steigerung der Effizienz
Was kann ein Unternehmen aus der industriellen Produktion erfolgreicher machen? Die Antwort: mehr Kundenaufträge. Doch um diese zu generieren und zur Zufriedenheit der Auftraggeber ausführen zu können, ist mehr nötig als nur das fachliche Know-how sowie die Maschinen und Anlagen des Betriebs. Es kommt auch auf diese Aspekte an:
- Automatisierung von Prozessen
- leichte Kommunikation mit allen Beteiligten
- gutes Bestandsmanagement
- Nutzung von Echtzeitdaten
- Transparenz aller Vorgänge
- Vorhandensein von jederzeit aktuellen Daten
Sind diese Punkte im Unternehmen erfüllt, kann es effizient arbeiten. Das ERP-System ist in der Lage, alle genannten Aspekte umzusetzen und erlaubt es so, dem Wunsch nach mehr Kundenzufriedenheit und zum Erfolg führenden Arbeiten zu entsprechen. Die Vorteile der ERP-Systeme liegen demnach hierin:
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Optimierte Lagerverwaltung:
Eine genaue Bedarfsplanung sowie eine automatisierte Bestandskontrolle erlauben eine hohe Effizienz im Lager. Engpässe oder Materialüberschüsse werden vermieden.
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Automatisierte Abläufe:
Automatisierte Prozesse ersetzen manuelle Tätigkeiten. Das wiederum ist mit einer geringeren Fehlerquote verbunden, sodass das Material sowie die Personalressourcen effizienter eingesetzt werden können.
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Transparenz:
Um Entscheidungen im Unternehmen sicher treffen zu können, müssen die entsprechenden Informationen vorliegen. Durch ERP-System stehen die nötigen Daten sogar in Echtzeit zur Verfügung und können für Entscheidungen genutzt werden.
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Mehr Flexibilität:
Unternehmen, die ein ERP-System nutzen, können auf das Geschehen am Markt flexibel reagieren, denn neue Produktlinien, Veränderungen in der Produktion oder weitere Funktionen lassen sich schnell und einfach umsetzen. Auch neue Standorte können in das System integriert werden.
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Bessere Produktionsplanung:
Die Produktionsabläufe lassen sich mithilfe des ERP-Systems detailliert und genau planen. Material, Personal und Maschinenauslastung können effektiv koordiniert werden.
Man nehme das Beispiel der Fertigung mit zugehöriger Produktionsplanung: Die vorhandenen Ressourcen müssen optimal eingesetzt werden, zudem ist es nötig, die entstehenden Kosten zu planen. Durch diese genaue Planung soll eine ideale Auslastung von Maschinen und Personal erreicht werden. Möglich wird das nur, wenn unter anderem Stücklisten, Fertigungsaufträge oder auch Kalkulationen für die beteiligten Bereiche zugänglich sind.
Auch das Qualitätsmanagement profitiert von einer effizienten Prozessüberwachung sowie der Möglichkeit zur Rückverfolgung. In ein ERP-System ist das Qualitätsmanagement nahtlos integriert, was eine Fehlervermeidung sowie die Rückverfolgbarkeit der Produktion sowie möglicher Fehler erleichtert. Qualitätsstandards werden eingehalten, Unternehmen überzeugen bei Zertifizierungen und Audits durch ihre hohe Produktionsqualität und die Umsetzung eigener sowie vorgegebener Standards.
Kostensenkung durch ERP-Lösungen
Viele Unternehmen sind aufgrund wirtschaftlicher Gegebenheiten dazu gezwungen, Kosten zu sparen. Die Aussicht auf eine Investition für das Informationsmanagement erscheint da wenig sinnvoll. Doch das gilt nur auf den ersten Blick, denn bei näherem Hinsehen zeigt sich, dass das Sparen auch abseits der Krisen nötig und sinnvoll ist. Möglich wird es durch das ERP-System, was sich als Unternehmensinvestition schon bald amortisiert. Neben der gesteigerten Produktionseffizienz ist eine deutliche Kostensenkung möglich:
- geringerer Ausschuss, damit auch weniger Abfallmengen
- niedrigere Lagerkosten durch weniger tatsächlich benötigtes Material
- bessere Nutzung der Ressourcen
Abgesehen davon, dass ein geringerer Ausschuss den Aspekt der Umweltfreundlichkeit eines Unternehmens durch die Vermeidung von Abfall stärkt, muss auch deutlich weniger Material für Neuproduktionen nachgekauft werden. Durch einen Fehler in der manuellen Datenübermittlung kann es zu einer Fehlproduktion kommen. Der Kunde nimmt diese Lieferung nicht an und verlangt eine Korrektur. Diese bedeutet für das produzierende Unternehmen den doppelten Materialaufwand, der jedoch nur einmal abgerechnet werden kann. Solche Verluste können sich in unterschiedlichen Höhen bewegen und schaden dem Unternehmen direkt finanziell und indirekt durch Imageverlust.
Darüber hinaus profitieren Firmen bei der Nutzung eines ERP-Systems durch die Einsparung von IT-Kosten, die durch Anschaffung und regelmäßige Aktualisierungen anfallen, in Höhe von durchschnittlich 35 Prozent.
