Angesichts des demografischen Wandels und drohender Wissensverluste durch ausscheidende Archivierungsexperten macht der SAP Archive Managed Service von Entplexit strukturierte Prozesse zur unverzichtbaren Basis. Klare Dokumentationsstandards und definierte Betriebsübergaben verhindern Kompetenzlücken und sichern unterbrechungsfreie Archivpflege. Dabei wird der Zugriff auf historische Belege während S/4HANA-Migrationen und im RISE-Betrieb jederzeit gewährleistet. Ergebnis sind stabile Abläufe, reduzierte Risiken, optimierte Betriebskosten, eindeutige Verantwortlichkeiten und durchgängige Audit- und Compliance-Fähigkeit. Prozesse, Skalierbarkeit und Servicequalität bleiben langfristig erhalten.
Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel
SAP S/4HANA- und RISE-Migrationen erfordern durchdachte Archivstrategien zur Absicherung
Der demografische Wandel und der Fachkräftemangel führen zu massivem Know-how-Verlust in der SAP-Archivierung, während gleichzeitig SAP S/4HANA und SAP RISE-Projekte umfangreiche Datenmigrationen erfordern. Ohne strukturierte Archivierungsstrategien drohen steigende Speicher- und Betriebskosten sowie Compliance-Verstöße. Eine konsequente Datenentlastung sichert langfristige Systemstabilität, automatisiert Prozesse und entlastet interne Teams. Durch proaktives Lifecycle Management werden Archivdaten nahtlos in den Betrieb integriert und gewährleisten Performance, Transparenz und Rechtssicherheit und unterstützen strategische Entscheidungen auf Basis historischer Informationen.
Fachkräftemangel sorgt für Kompetenzlücken und unklares Archivbetrieb-Verantwortungsgerüst in Unternehmen
Der demografische Wandel entzieht SAP-Archivierungsteams zunehmend erfahrene Experten, deren aussagekräftige Dokumentationen oft lückenhaft sind und implizites Wissen in wenigen Köpfen verbleibt. Zeitgleich konzentrieren sich IT-Abteilungen verstärkt auf Cloud-Betrieb und SAP S/4HANA-Migrationen, wodurch die Pflege von Archivprozessen ins Hintertreffen gerät. In der Konsequenz führen fehlende Fachkompetenz und unklare Rollenverteilungen zu ineffizienten Abläufen, längeren Störungszeiten und erhöhter Anfälligkeit für Compliance-Verstöße. Ein etabliertes Rollenmodell und standardisierte Dokumentationsprozesse sind jetzt dringend und umgehend erforderlich.
Fehlende Archivbelege blockieren Buchungen und verschlechtern Reports für Prüfungen
Im operativen SAP-Betrieb hängt die Verzahnung von Finanzmodulen, Logistikabläufen und Compliance-Prozessen maßgeblich an der Verfügbarkeit archivierter Belegdaten. Gerät das Archiv durch technische Fehler außer Tritt, entstehen sofort Buchungshemmnisse, unvollständige Reports und verzögerte Prüfungen, was Audit- und Bilanzierungsprozesse beeinträchtigt. CIOs und CTOs müssen Archivfunktion als integralen Bestandteil der Systemverfügbarkeit verstehen, klare Service-Strukturen etablieren und Prozesse für Störfallbehebung, Monitoring und Change Management unterhalten, damit nachhaltige Betriebssicherheit gewährleistet wird und Compliance lückenlos nachgewiesen
Personalwechsel offenbaren Archivlücken ohne Betriebsmodell und etablierte definierte Eskalationswege
Viele Archivierungsinitiativen enden als Einzelprojekte, ohne Verantwortungsübergabe an den operativen Betrieb. Fehlende Rollendefinitionen und Eskalationsrichtlinien erschweren das Incident Management. Veraltete Prozessdokumentationen und nicht formalisiertes Expertenwissen führen bei Mitarbeiterfluktuation zu erheblichen Lücken. Häufig werden Probleme erst durch zeitintensive Ad-hoc-Reaktionen erkannt und behoben. Ein nachhaltiges Betriebsmodell strukturiert Verantwortlichkeiten klar, definiert alle Prozessschritte und Eskalationsstufen und stellt so eine durchgängige, effiziente und ausfallsichere Archivpflege sicher. Es ermöglicht präventive Pflegezyklen, regelmäßige Statusprüfungen und kontinuierliche Optimierung.
Regelmäßige Releases und Infrastrukturinvestitionen erhöhen SAP-Betriebskosten oft deutlich spürbar
Innerhalb von SAP HANA und SAP RISE beeinflusst das Datenvolumen direkt die Gesamtkosten: Ungearchivierte Dokumente erhöhen Speicherbedarf und steigern Betriebs- und Lizenzkosten. Kontinuierliche System-Releases, Infrastrukturpflege und Supportaufwand verschieben Budgets und erschweren Rentabilitätsanalysen. Mit einem strukturierten Archivierungskonzept lassen sich inaktive Datensätze aus produktiven Systemen auslagern, Speicherkosten nachhaltig reduzieren, Compliance-Verpflichtungen erfüllen und Haftungsrisiken minimieren. Gleichzeitig wird der ROI gesteigert und interne Ressourcen werden wirkungsvoll entlastet sowie Performance und Verfügbarkeit der SAP-Anwendungen sichern.
Eskalationswege optimieren mit Managed Service zwischen Hosting, Cloud, SAP-Archiv
Die Aufspaltung von Hosting, Cloud-Betrieb, SAP-Implementierung und Archivmanagement auf verschiedene Anbieter führt oft zu unklaren Verantwortungsmatrizen, die Störungen verlängern und Auditanfragen verzögern. Ein Managed Service integriert diese Bereiche unter einer Governance-Plattform, definiert eindeutige Verantwortungszuweisungen und standardisierte Eskalationsverfahren. Audits werden dadurch zügiger und transparenter abgewickelt, Compliance-Vorgaben sicher eingehalten, Supportabläufe professionalisiert und interne Teams gewinnen Kapazitäten für strategische Innovationsthemen. Rollenbuch, SLA-Vereinbarungen und Reporting-Dashboards sorgen für Überblick. Ressourceneinsatz wird präzise und effizient gesteuert.
Servicekonzept richtet sich nach Kundenbedarf und garantiert Skalierbarkeit Anpassungsfähigkeit
Mit dem entplexit SAP Archive Managed Service lässt sich die Archivumgebung exakt nach den Anforderungen des Unternehmens konfigurieren: als cloudbasiertes SaaS-Angebot, als Hybrid-Cluster mit On-Premises-Komponenten oder komplett intern betrieben. Dabei können Infrastruktur, Softwarelizenzen und Support vollständig von entplexit übernommen werden oder das eigene Team zentrale Aufgaben selbst verantworten. Diese Flexibilität gewährleistet optimale Ressourcenauslastung, schnelle Bereitstellung bei Projekten wie S/4HANA-Migrationen und nahtlose Skalierung bei wachsendem Datenvolumen, langfristige, stabile Sicherheit sowie Kostenkontrolle.
Historische Datenzugriffe bleiben essentiell für nachhaltige SAP-Migrationen und Systembetrieb
Die Migration zu SAP S/4HANA oder der Betrieb über SAP RISE bedingen den unverzüglichen Zugriff auf historische Beleg- und Stammdaten, um Geschäftsabläufe nicht zu unterbrechen. Der simultane Betrieb von Altsystemen und modernen Plattformen erfordert langlebige Archivlösungen, die wartungsarm, performant und revisionssicher sind. Ein kontinuierlicher Managed Service liefert jederzeit geprüfte Datenbestände, optimiert Recovery-Zeiten, unterstützt Audit-Prozesse und senkt Risiken während des Transformationszyklus nachhaltig. Er bietet umfassende Protokollierung, transparente SLA-Definitionen und flexible Skalierungsmöglichkeiten.
Verlässliche SAP-Archivierung steigert Betriebssicherheit und entlastet interne Fachressourcen effektiv
In komplexen SAP-Umgebungen mit verschiedenen Infrastruktur-, Software- und Dienstleistern sorgt der entplexit SAP Archive Managed Service für eine verbindliche Governance-Struktur. Durch vertraglich festgelegte Rollen, abgestimmte Schnittstellen und klar definierte Eskalationsstufen werden Verantwortlichkeiten eindeutig zugewiesen und Reaktionszeiten verkürzt. Audits, Supportanfragen und Systemänderungen verlaufen nach transparenten Prozessen auf Basis vordefinierter SLAs. Dieses Modell erhöht die Betriebssicherheit, reduziert mögliche Konflikte und stellt lückenlose Compliance im gesamten Archivbetrieb sicher. Interne Teams werden deutlich entlastet.
